REKISTERISELOSTE
Asiakkaat ja toimittajat
Rekisterinpitäjä HSK Sähkö Oy, Yrityskalliontie 1, 85100 Kalajoki
Yhteyshenkilö Johanna Kauppi, p. 040 3511669 johanna.kauppi@hsksahko.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään HSK Sähkön ja sen asiakkaan tai toimittajan välisen
sopimuksen perusteella. Henkilötietojen käsittely voi perustua myös
oikeutettuun etuun tai rekisteröidyn suostumukseen. Henkilötietoja
käsitellään HSK Sähkön palveluihin liittyvien asiakas- ja toimittajasuhteiden
ylläpitämiseen, hoitamiseen ja kehittämiseen, analysointiin, tilastointiin sekä
palveluiden tuottamiseen, tarjoamiseen ja kehittämiseen. Tietoja käsitellään
mm. osto- ja myyntisopimusten hallinnoinnissa, asiakaspalvelussa,
myyntilaskutuksessa, ostolaskujen käsittelyssä tai alihankintapalveluiden ja
materiaalien hankinnassa. Rekisterin sisältämiä tietoja voidaan käyttää myös
HSK Sähkön tai sen yhteistyökumppaneiden palveluiden markkinointiin.
Rekisteröidyt tiedot
Rekisteröidyistä on tietoa henkilön asemasta, yhteystiedoista, työtehtävistä ja
muista vastaavista tiedoista, joilla on merkitystä HSK Sähkön työtilausten tai
sopimusvelvoitteiden mukaisen palvelun tuottamisessa. Jos rekisteröity
työskentelee HSK Sähkön aliurakoitsijan palveluksessa, kerää HSK Sähkön
verovalvontaa varten tarvittavat yksilöintitiedot rekisteröidyltä.
Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään kiinteistöjen ylläpito- ja urakointipalvelun tilaajan
ilmoittamina tai rekisteröidyltä itseltään. Tietoa voidaan kerätä myös
automaattisesti mm. kulunvalvonnasta tai järjestelmien lokitiedoista.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekisterinpitäjä voi luovuttaa tietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimissa
ja velvoittamissa rajoissa muun muassa rekisterinpitäjän valikoimille
yhteistyökumppaneille palvelun tuottamiseksi, ellei rekisteröity ole kieltänyt
tietojensa tällaista luovuttamista.
Tietojen siirto EU/ETA alueen ulkopuolelle
Saatamme siirtää henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle tietyissä
tapauksissa ja tällöin huolehdimme tietoturvastanne siten, että siirto tapahtuu
ainoastaan maihin, joiden osalta komissio on päättänyt niillä olevan riittävä
tietosuojataso tai tahoille, joilla on käytössä tietosuojaa koskevat
vakiolausekkeet ja/tai muut asianmukaiset suojatoimet siten kuin
lainsäädännössä edellytetään.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin manuaalinen aineisto ja tiedot on suojattu tietoturvallisuudesta
huolehtien lainsäädännössä edellytetyllä tavalla. Käyttöoikeus on vain niillä
HSK Sähkön määrittelemillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään.
Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat.
Tiedot sijaitsevat suljetussa verkossa, joka on suojattu teknisesti palomuurilla.
Rekisteröidyt voivat halutessaan tarkistaa, mitä tietoa heistä on järjestelmään
talletettu, kieltää tietojen käytön tai vaatia tietoja poistettavaksi tai
korjattaviksi lähettämällä asiaa koskevan viestin HSK Sähkölle.
Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus
Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus tarkastaa, mitä häntä
koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Rekisteröidyn pyynnöstä teemme
henkilötietoihin tarpeelliset oikaisut ja täydennykset tai poistamme käsittelyn
tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai
vanhentuneet tiedot. Tietojen tarkastus ja päivitys tapahtuu ottamalla yhteys
rekisteriasioista vastaavaan yhteyshenkilöön. Pyynnön tulee olla kirjallinen ja
allekirjoitettu. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen
käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta
suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimuksia varten ottamalla
yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön.
REKISTERISELOSTE
Työnhakijat ja rekrytointitiedot
Rekisterinpitäjä HSK Sähkö Oy, Yrityskalliontie 1, 85100 Kalajoki
Yhteyshenkilö Johanna Kauppi, p. 040 3511669 johanna.kauppi@hsksahko.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittely perustuu HSK Sähkön oikeutettuun etuun käsitellä henkilötietoja rekrytointiprosessin edellyttämällä tavalla HSK Sähkön ja
työnhakijan välisessä asiallisessa yhteydessä. Tietyissä tapauksissa henkilötietojen käsittely on lisäksi tarpeen HSK Sähkön ja työnhakijan välisen
työsopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi ja työsopimuksen täytäntöön panemiseksi. Lisäksi HSK Sähkö voi kansallisen sääntelyn niin vaatiessa pyytää työnhakijan suostumuksen tietynlaisten henkilötietojen keräämiseen tai tietyn tyyppiseen henkilötietojen käsittelyyn. Suostumus saatetaan pyytää esimerkiksi soveltuvuusarvioinnin toteuttamiseksi. Henkilötietoja käsitellään työhakemusten vastaanottamiseksi ja käsittelemiseksi, työnhakijoiden arvioimiseksi ja valitsemiseksi sekä rekrytointiprosessiin liittyvien tarpeiden täyttämiseksi. Mikäli työnhakija ei halua luovuttaa tietojaan HSK Sähkölle, häntä ei välttämättä voida ottaa huomioon rekrytointiprosessissa.
Rekisteröidyt tiedot
HSK Sähköltä työpaikkaa hakeneiden tiedot, kuten:
- henkilötiedot: nimi ja yhteystiedot
- vapaamuotoinen hakemuksen saateteksti ja lisätiedot
- hakijan koulutus- ja työkokemustiedot
- hakijan kokemusta ja osaamista kuvaavat tiedot
- hakijan toivomukset tulevasta työtehtävästä
- hakija voi myös jättää liitetiedostoina lisätietoa
Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään työhakemuksen ja työhaastattelujen kautta. Rekisteröidyn suostumuksella henkilötietoja voidaan kerätä myös muista lähteistä, kuten soveltuvuusarvioinnin toteuttavalta palveluntarjoajalta. Henkilötietoja voidaan niin ikään kerätä rekisteröidyn ilmoittamilta suosittelijoilta.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
HSK Sähkö ei pääsääntöisesti luovuta tietoja kolmansille osapuolille. HSK Sähkölle palveluita tuottavilla kolmansilla tahoilla saattaa kuitenkin olla pääsy tietoihin. HSK Sähkö huolehtii sopimuksin siitä, etteivät nämä tahot käsittele henkilötietoja muutoin kuin HSK Sähkön ohjeiden ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
Tietojen siirto EU/ETA alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin manuaalinen aineisto ja tiedot on suojattu tietoturvallisuudesta huolehtien lainsäädännössä edellytetyllä tavalla. Käyttöoikeus on vain niillä HSK Sähkön määrittelemillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat. Verkkopalvelussa näytettäviin tietoihin on pääsy vain vahvasti tunnistautuneella käyttäjällä. Tiedot sijaitsevat suljetussa verkossa, joka on suojattu teknisesti palomuurilla.
Henkilötietojen säilytysaika
Yhtiö säilyttää henkilötietoja niin pitkään, kuin on tarpeellista tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään (esimerkiksi erityislainsäädäntöön, kirjanpitovelvoitteisiin tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet), tai ellei Yhtiö tarvitse tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi. Potentiaalisten työnhakijoiden henkilötietoja säilytetään siihen asti, kunnes todetaan, ettei heihin oteta yhteyttä asiaa koskien tai heihin otetaan yhteyttä. Yhteydenoton kohdalla henkilö joko ilmoittaa kiinnostuksensa ja siirtyy työnhakijaksi tai hänen henkilötietonsa tätä koskien poistetaan. Työnhakijoiden henkilötietoja säilytetään rekrytointiprosessin ajan, kunnes tehtävään on valittu sopiva työnhakija. Tämän jälkeen niiden työnhakijoiden, jotka eivät tulleet valituksi, henkilötietoja kyseiseen rekrytointiprosessiin liittyen säilytetään 2 vuotta siitä, kun valinta on tehty ja ilmoitettu työnhakijalle. Ensimmäisen 6 kuukauden aikana siitä, kun valittu työnhakija on aloittanut, toisen työnhakijan tietoja voidaan käsitellä, jos paikkaan tarvitaan lakisääteisen koeajan aikana toinen henkilö tilalle. Tämän jälkeen henkilötietoja säilytetään ilman muuta käyttötarkoitusta mahdollisten oikeusvaateiden vuoksi. Työnhakijan, joka tulee valituksi Yhtiön palvelukseen, rekrytointitietojen käsittelyä jatketaan rekrytoinnin jälkeen työsuhteen perusteella. Tämä käsittely on kuvattu erillisessä työntekijöiden tietosuojaselosteessa. Yhtiön oman rekrytointiprosessin jäljiltä rekrytointiprosessiin osallistuneiden työnhakijoiden tietoja säilytetään korkeintaan kaksi vuotta, jolloin henkilötietoja ei säilytyksen lisäksi käytetä muuhun, ellei oikeusvaadetta asiaa koskien tule. Avoimia hakemuksia säilytetään 24 kuukautta niiden vastaanottamisesta, ellei työnhakija sinä aika liity avoimena olevan paikan rekrytointiprosessiin tai anna lupaa säilyttää henkilötietojaan pidempään. Yhtiö voi pyytää rekisteröidyltä lupaa säilyttää hänen rekrytointitietoja pidempään tulevia avoimia tehtäviä varten. Kun henkilötietojen säilytysaika on kulunut umpeen, tiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa.
Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus
Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Rekisteröidyn pyynnöstä teemme henkilötietoihin tarpeelliset oikaisut ja täydennykset tai poistamme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot. Tietojen tarkastus ja päivitys tapahtuu ottamalla yhteys rekisteriasioista vastaavaan yhteyshenkilöön. Pyynnön tulee olla kirjallinen ja allekirjoitettu.